Alzi la mano chi, nella sua vita, non ha mai pronunciato frasi come: “non ho tempo”, oppure “mi servirebbe una giornata di 48 ore”? Credo che sia capitato a tutti. Ebbene, se vuoi davvero lavorare da casa, dovrai assolutamente preoccuparti di gestire al meglio il tuo tempo. Se lavori in ufficio, avrai sicuramente dei compiti prestabiliti da portare a termine. Fa parte del tuo lavoro, no? Se lavori a casa però, se sei una persona autonoma, allora non ci sarà nessuno a guidarti. Questo è un grosso rischio da prendere in considerazione. Sei tu l’unica persona responsabile del tuo tempo. Se sprechi tempo, non lavori. Se non lavori, non guadagni. Perciò, se lavori da casa, in modo autonomo, dovrai assolutamente preoccuparti di:

1. pianificare degli obiettivi a breve, medio e lungo termine
2. fissare delle priorità
3. verificare come spendi attualmente il tuo tempo
4. migliorare la gestione del tempo
5. dotarti di autodisciplina

Il  primo punto si spiega da solo: se hai intenzione di portare avanti un’attività online, devi assolutamente stabilire dei punti di arrivo. Quale obiettivo voglio raggiungere tra qualche anno? Una rendita economica costante? Voglio raggranellare un determinato gruzzolo? Quanti soldi voglio guadagnare? Bene, una volta stabilito ciò, quali passi devo fare per raggiungere l’obiettivo? Quali traguardi devo raggiungere tra 12 mesi? Quali tra 6 mesi? Quali tra 3 mesi? Una volta stabiliti questi punti di arrivo, dovrai assolutamente fissare dei traguardi a breve termine. Quali obiettivi devo raggiungere entro 1 mese? Non solo: devi tenere sempre sotto controllo i risultati. Se dopo un mese non avrai raggiunto il primo traguardo, allora sicuramente c’è qualcosa che non va. Ci sono dei problemi che vanno risolti.

Il secondo punto è evidente: sono tante le cose che devi fare, non puoi svolgerle tutte contemporaneamente. Devi metterle in coda. Una coda è ordinata secondo delle priorità: le prime attività sono quelle più urgenti, le ultime sono quelle meno urgenti. A questo punto può tornare utile   lo schema di Stephen Covey:

Partiamo dal quarto quadrante: le attività non urgenti e non importanti. Quali sono? Ecco alcuni esempi:

• cazzeggio su Facebook
• controllo ossessivo della posta
• lettura dei quotidiani online
• navigare online senza meta
• pause caffè
• pause sigarette
• chiacchierate con i colleghi
• sfogliare una rivista
• guardare la televisione
• giocare al computer

Bene, queste attività devono essere assolutamente evitate o comunque ridotte ai minimi termini. Su Facebook, la distrazione è sempre in agguato: una foto, un link ad un post, un video… difficile riuscire a sottrarsi a tali tentazioni. Qui entra in gioco l’autodisciplina. Se hai sempre bene in mente gli obiettivi, riuscirai ad avere maggiore autocontrollo. Sembra una stupidaggine, eppure un bel post-it incollato sul monitor, ti ricorderà il tuo obiettivo. Una sorta di grillo parlante, se vuoi.

Il primo quadrante rappresenta le attività urgenti e importanti. Sono le crisi, gli imprevisti, le attività non pianificate. Ecco alcuni esempi:

• preparare un esame qualche giorno prima
• effettuare un pagamento all’ultimo minuto
• preparare una relazione per un cliente il giorno prima
• far fronte ad un problema imprevisto

Il problema imprevisto, come dice la parola è qualcosa di inaspettato, di non previsto. Spesso questi problemi si verificano perché non siamo riusciti a prevedere in anticipo tali eventualità. O meglio: non abbiamo dedicato abbastanza tempo a pensare ai possibili problemi futuri. Da ciò deriva l’importanza della pianificazione. Se fai partire un’attività, ti devi porre in anticipo delle domande del tipo:

• cosa accade se questa cosa va male?
• cosa faccio se il cliente mi risponde in questo modo? E in quest’altro?
• come  posso fare per evitare questo potenziale problema?
• quali problemi possono verificarsi se faccio questa cosa?

Più riesci a pianificare e minori saranno gli imprevisti. Certo, qualcosa alla quale non avevi proprio pensato esce fuori sempre. L’importante però, è riuscire a non restare invischiati per troppo tempo nelle attività del primo quadrante.

Il terzo quadrante rappresenta le attività non importanti ma urgenti. Ecco alcuni esempi:

• telefonate non importanti
• rispondere alle e-mail non importanti
• incontri di lavoro superflui

Si tratta di attività urgenti ma che non sono importanti al fine di raggiungere gli obiettivi che hai fissato. Probabilmente non dovresti neanche svolgere tali attività. Alcune di queste però, non sono sotto il tuo diretto controllo e le devi svolgere tuo malgrado. L’importante è evitare di accumulare troppe attività di questo tipo. Se ciò dovesse accadere, allora starai sicuramente perdendo di vista l’obiettivo principale. Quello a lungo termine. La “sostanza”, insomma. Considera l’eventualità di eliminare qualcosa da questo quadrante, se puoi. Forse stai semplicemente facendo troppe cose.

Il secondo quadrante rappresenta le attività non urgenti ma importanti. Per ottimizzare il tempo a disposizione, ti devi sforzare di ampliare al massimo questo quadrante. Devi cercare cioè di dedicare gran parte del tempo alle attività importanti ma non urgenti. Quali sono queste attività? Quelle che rientrano all’interno della pianificazione, della formazione, dell’istruzione. Quelle finalizzate al raggiungimento del tuo obiettivo a lungo termine. Ecco, ora hai in mano uno strumento per fissare le priorità. Le attività che hanno priorità dovrebbero essere quelle importanti ma non urgenti. Pianificare, schematizzare il lavoro, fissare degli obiettivi, preparare il lavoro. Ok, va bene, ma io non riesco comunque a trovare il tempo per fare tutto. Questa è l’obiezione classica di chi non ha tempo. Molte persone però, non sono neanche consapevoli di come trascorrono il tempo che hanno a disposizione. Vediamo. Una settimana è composta da 168 ore. Supponendo di dormire una media di 8 ore al giorno, 56 di queste saranno dedicate al sonno. Restano 112 ore. Cosa fai in 112 ore alla settimana? E’ importante saperlo. Quando si parla di risparmio economico, è chiaro a tutti che per capire dove finiscono i soldi, occorre annotare ogni spesa, giusto? Allora perché non fare altrettanto quando non si parla di soldi ma di tempo? Per risparmiare tempo, occorre prima di tutto sapere come lo si spende. Per questo è importante fare uno schema su carta.

Prendi un foglio di carta e scrivi come titolo: “Cosa riesco a fare in una settimana?”. Poi inizia ad elencare le attività che fai ogni giorno durante tutta la settimana. A fianco di ciascuna attività, annota il tempo che ci dedichi. Considera tutte le attività, dal fare la spesa al portare i figli a scuola. Dalla palestra alle lezioni di inglese. Dalla fila alla posta, a quella in banca. Dalla colazione al bar, alla pausa pranzo. Non trascurare nulla. Una volta compilato questo schema, potrai capire dove poter agire per ottimizzare i tempi. Ad esempio, la fila in banca può essere evitata se apri un conto corrente online, le bollette possono essere domiciliate e così via. Certo, alla fine molte attività non potranno essere ridotte. Però ti accorgerai come spendi il tuo tempo e dove lo stai sprecando. A questo punto sottrai alle 112 ore, quelle che hai elencato. Avanza del tempo? Dove si può limare e ottimizzare?

Infine vorrei fare una piccola considerazione: spesso, più tempo a disposizione si ha e più se ne spreca. Al contrario, meno tempo a disposizione si ha e più efficacemente lo si utilizza. Forse è la conseguenza di quell’altro fatto: necessità fa virtù. Tu che ne pensi?

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