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Aprire un’Agenzia di Organizzazione di Eventi

Aprire un’agenzia di organizzazione di eventi è sicuramente qualcosa che può essere fatto da casa e senza grossi investimenti. Gran parte del lavoro può essere svolto su Internet, ma ci sono delle attività che devono essere svolte necessariamente offline. Intanto a chi si rivolge un’agenzia di organizzazione di eventi? Il bacino di utenti è davvero vasto, perché è possibile organizzare matrimoni, eventi, ricevimenti, congressi, feste private, feste aziendali, concerti, sagre, spettacoli teatrali, mostre, meeting aziendali, convegni, seminari, serate di beneficenza, gare sportive, premi letterari, sfilate. Insomma, i clienti non mancano di certo. Per quanto riguarda l’investimento iniziale, come dicevo non occorrono grosse cifre. Per attrezzare la tua agenzia, dovrai disporre di:

  • Computer
  • Collegamento ad Internet (meglio se ADSL)
  • Telefono
  • Fax
  • Cellulare (meglio se smartphone)

Dal momento che stai leggendo questo blog, molto probabilmente avrai già un computer, il collegamento ad Internet e il telefono (ci sono persone che mi leggono via telefonino). Dovrai fare  molte telefonate, perciò preparati a dover pagare bollette abbastanza salate. A questo proposito, ti consiglio di prendere in considerazione un servizio VOIP (Voice Over IP), perché ti consentirà di ridurre drasticamente i costi. Ecco alcuni esempi di servizi VOIP:

Anche per quanto riguarda i fax, è possibile risparmiare utilizzando alcuni servizi che inviano fax via Internet. Come funzionano? Via posta elettronica. Tu invii il fax via Internet e il destinatario lo riceve nel suo fax. I fax che riceverai tu invece, saranno delle semplici e-mail. Insomma, si risparmia il fax, la carta e il toner. Ecco alcuni servizi di fax su Internet:

Ad ogni modo, cercando “fax Internet” su Google, potrai trovarne molti altri. Ti serviranno dei software di grafica per creare inviti, ringraziamenti, brochure, depliant, etc. (inizialmente potresti rivolgerti ad un’agenzia di grafica pubblicitaria). Ti servirà anche un software per la gestione degli eventi. Ti suggerisco una piattaforma open source gratuita che si chiama CiviCRM. Bene, questi sono gli strumenti necessari per attrezzare la tua agenzia. Che altro ti serve? Non sarebbe male frequentare un corso organizzazione eventi. Ti sconsiglio i master universitari, perché come al solito, c’è molta teoria e poca pratica. Molto meglio i corsi autorizzati e finanziati dalle regioni. Potrai trovarli su Google, digitando “corso organizzazione eventi regione”. Attenzione però: nel settore della formazione ci sono molte truffe. Già, non usiamo mezzi termini, perché di questo si tratta. Ci sono aziende che prendono i finanziamenti regionali e poi forniscono corsi di pessima qualità. Fai sempre attenzione al programma del corso. Dovranno essere presenti almeno questi argomenti:

  • Comunicazione
  • Principi di Marketing per l’organizzazione di Eventi
  • Organizzazione di eventi
  • I diversi tipi di Evento
  • La comunicazione dell’evento e la gestione dell’ufficio stampa
  • Conversazione in Lingua Inglese
  • Project Management (budget, consuntivi e preventivi)
  • Aspetti legislativi e assicurativi

Ok, hai frequentato il corso e disponi di tutti gli strumenti, ora cosa devi fare? Dovrai necessariamente creare un sito web che servirà come vetrina per la tua agenzia. Creato il sito, dovrai promuoverlo per farti conoscere. Dovrai pianificare delle campagne di banner, delle campagne pubblicitarie PPC (ad esempio AdWords e Facebook Ads),  dovrai ottimizzare il tuo sito per i motori di ricerca (SEO), dovrai farti conoscere nei siti di annunci economici gratuiti, sui giornali e mediante volantini. Ad ogni modo, questo lavoro funziona molto con il passaparola. Perciò il mio consiglio è quello di iniziare in piccolo. Come? Ad esempio organizzando matrimoni (wedding planner) e feste private. Le competenze necessarie per organizzare eventi, sono molteplici:

  • Creatività (gestione dell’evento)
  • Organizzazione (logistica, prenotazioni, contatti, etc.)
  • Marketing (promozione della tua attività e degli eventi stessi)
  • Commerciali (trovare i clienti)
  • Legali (norme fiscali, autorizzazioni, permessi, privacy, sicurezza, assicurazioni)
  • Contabili (budget, consuntivi, preventivi)
  • Webmaster (gestione del sito)
  • Grafica (materiale pubblicitario)

È indispensabile sviluppare una rete di contatti e stabilire accordi con gli operatori del settore (ditte di catering, alberghi, agenzie di viaggi, agenzie musicali, fotografi, fiorai, etc). Preparati quindi a dover interagire con diverse figure professionali come giornalisti, direttori di alberghi, interpreti e via dicendo. In realtà sarebbe meglio creare una squadra di persone competenti. Si tratta di un punto cruciale, perché è fondamentale potersi circondare di persone competenti e affidabili. Le attività che dovranno essere svolte nell’ambito dell’organizzazione dell’evento, sono anch’esse molteplici:

  • Gestione della location (sceglierla, fare il sopralluogo, prenotarla, occuparsi della sicurezza)
  • Gestione del parcheggio e dei trasporti (navette, affitto auto)
  • Gestione del catering (scegliere il servizio, coordinarlo)
  • Organizzazione audio-visiva (microfoni, luci, impianti di diffusione audio, telecamere, etc)
  • Gestione della sicurezza (antincendio, ambulanze, servizio pronto soccorso)
  • Occuparsi degli aspetti legali, contabili, assicurativi, dei permessi, degli sponsor, etc.
  • Coordinare il personale addetto (direttore eventi, hostess, segreteria, commerciali, fotografi, sponsor, etc.)
  • Gestione Internet (sito web, lista di indirizzi, web marketing)
  • Gestione del marketing (pubblicità su giornali, riviste, radio, tv, depliant, volantini, etc.)
  • Segreteria (prenotazioni, biglietti, comunicazioni, contatti, etc.)

Se vuoi iniziare ad orientarti, ti consiglio di scaricare queste guide gratuite:

A livello fiscale, per iniziare occorre aprire la partita IVA, iscriversi alla Camera di Commercio, comunicare l’inizio attività (SCIA), iscriversi all’INPS. Tutto queste incombenze sono state semplificate con un’unica comunicazione che, guarda caso si chiama proprio ComUnica. Ok, siamo arrivati alla fine. Se ti è piaciuto l’articolo, clicca sul bottone “mi piace” e se vuoi, inserisci un link nel tuo sito o blog. :-)

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5 commenti

  1. Salve, devo ammettere che è stato molto utile poter leggere le sue informazioni, riguardo come poter iniziare ad avviare un’agenzia di organizzazione di servizi. come ha ben detto il campo è vasto e quindi i clienti non dovrebbero mancare, ma oltre a fare ciò che ha scritto, come posso farmi pubblicità per trovare clientela? La ringrazio, qualora voglia fornirmi anche di questa informazione.

    Commento by Gianfranco Wolf Del Nero — @

  2. Veramente è scritto nell’articolo:

    Gestione del marketing (pubblicità su giornali, riviste, radio, tv, depliant, volantini, etc.)

    Per quanto riguarda la promozione online invece (web marketing), le informazioni sono contenute nel corso per webmaster

    Commento by Sir Vester — @

  3. La ringrazio molto.

    Commento by Gianfranco Wolf Del Nero — @

  4. le info che ho letto sono illuminanti … solo un dubbio mi sorge : ho cercato sui siti delle agenzie delle entrate le modalità per aprire la partita iva e riguardo la categoria dove inserire l’attività ( codici atecofin) non trovo quello che fa per me o forse sono troppo riduttivi , nella migliore delle ipotesi sono io che ho capito male . una agezia di organizzazione evento in quale categoria rientra ? così da andara con già le idee chiare e non fare errori che potrebbero costarmi caro ( sia in termini legali che economici) .
    grazie anticipatamente

    Commento by mirko — @

  5. salve vorrei capire una cosa; ma per iniziare la propria attività di organizzatori di eventi e matrimoni, il corso sopra citato è obbligatorio averlo in possesso?? in caso di società lo devono avere entrambi i soci o basta solo uno?? nel caso fosse obbligatorio deve essere riconosciuto dalla propria regione??grazie mille in anticipo

    Commento by federica — @

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